In cases where the applicant has applied for inspection of the documents or the information he has requested is voluminous, an index of all the documents should be prepared before he is called for inspection of the documents. Also each page in the file must be numbered. Three dates & timings should be intimated to the applicant before he is called. If these dates are not convenient to the applicant, he should be asked to get in touch with the Public Information Officer. The file numbers of the files in which the information requested by the applicant is available, should be intimated.
In case, on the date on which the applicant is coming, the concerned Public Information Officer has to go out of the office because of some important work, he should hand over the responsibility of giving documents for examination to his
colleague or assistant.
As directed by the Circular 1), the office telephone no. as well as the e mail address of the PIO, should be intimated to the applicant.
All the Department Heads/Assistant Commissioners/PIOS should follow these directions meticulously.
GUIDELINES FOR INSPECTION UNDER RTI
- Even if you do not desire to carry out an actual inspection of records, invariably request as under in RTI application:
“After receipt of information under this application, I intend to carry out an actual inspection of records and obtain certified photocopies of records identified by me during the inspection. I may be permitted such inspection.”
This will have deterring effect on PIO against providing false information.
- If you are not very conversant with the language of record or have any other disability, please also add the following sentence in RTI application:
“I may also be permitted to seek the assistance of one of my assistant/ advocate/C.A. during the inspection, as I am not fully conversant with the language in which your records are maintained. [refer decision dated 15-10-08 of Central Information Commission
in appeal No. CIC/WB/A/ 2007/00692-SM]”
- When you get permission for inspection from PIO, FAA or Information Commissioner, send a letter by speed post to PIO stating list of records that you would like to inspect. Please also mention three tentative dates with time which
would be convenient to you and also seek an exact name, address, email ID and phone number of PIO.
- On appointed day, visit the office well before fixed time with your assistant [if permitted] and with copy of relevant decision, photocopy of your photo ID proof [election card, PAN card, passport etc], digital camera, mobile [with recording facility], blank papers, carbon papers, note pad, blank CD, 20-25 paper flaps [ for putting in registers or files to identify papers], pen, pencil, copy of RTI Act and Rules etc.
- Please make note of your visit and that of your assistant in register maintained at entry point or reception as now most of govt. offices are having such register. This will be proof of your visit at the fixed date and time.
- Contact the PIO and request for inspection.
- Ask PIO to prepare inspection slip for noting down date and time etc of commencing inspection and ending inspection and payment of inspection charges. Some offices have register for these details. If he insists that charges be paid in advance before commencing inspection as per tentative hours required for inspection, pay the amount against receipt and then start the inspection.
- Please insist that PIO or any other person from office should be present with you during the inspection.
- In case if sitting arrangement, lighting and air in the room are not conducive to inspection, inform PIO orally and in writing [if need be], with time and date.
- Start inspection and whatever
record you find worth obtaining certified photocopies, use your digital camera and put a paper flap.
- Go on making notings in your notepad of whatever is necessary from the record with page number and name of register or file etc.
- In case despite all efforts, you are not in a position to inspect, give in writing to PIO all the reasons and obtain his acknowledgment on copy then and there. Also inform personally or on phone to FAA.
- If you need data from computers, ask PIO to provide assistance of office staff for accessing computer data. Note down details so that required information can be obtained in a CD. Do not operate office computer yourself.
- Whenever you talk to PIO keep the audio recorder on in your mobile and ensure that conversation is recorded.
- At the end of inspection or during it ask PIO that you need certified photocopies of record where flaps are kept and collect the same before leaving the office.
- Once you end inspection, make entry into inspection slip or register with problems faced by you if any or that you want to continue inspection on next date. Put date and time and pay or seek a refund of the balance of inspection fees. Pay as per RTI rules applicable for central govt. or state govt. rules for inspection as the case may be.
- In case certified copies or CDs are not provided before leaving the office, give a written request [against acknowledgment] with page numbers of record etc to PIO for the certified copy.
- Be cool. collected and courteous
- during entire visit and inspection. Thank all the staff and PIO if they have cooperated with you for inspection.
- Do not write anything on govt. record.
- Next week mail a list of papers you require from PIO which have been identified by you during inspection, as a reminder. Pay the charges if papers are provided within 30 days of submission of RTI application.
- If you face serious difficulties in inspection, file the detailed written complaint with FAA or Information Commissioner [with copy to PIO in his name] and request for appropriate orders to facilitate proper inspection.
- CIC has permitted videography and photography during the inspection in following two decisions
ऐसे मामलों में जहां आवेदक ने दस्तावेजों के निरीक्षण के लिए आवेदन किया है या उसके द्वारा मांगी गई जानकारी बड़ी है, दस्तावेजों के निरीक्षण के लिए बुलाए जाने से पहले सभी दस्तावेजों का एक सूचकांक तैयार किया जाना चाहिए। साथ ही फ़ाइल के प्रत्येक पृष्ठ को क्रमांकित किया जाना चाहिए। आवेदक को बुलाए जाने से पहले तीन तारीखें और समय सूचित किए जाने चाहिए। यदि ये तिथियां आवेदक के लिए सुविधाजनक नहीं हैं, तो उसे लोक सूचना अधिकारी से संपर्क करने के लिए कहा जाना चाहिए। जिन फाइलों में आवेदक द्वारा मांगी गई जानकारी उपलब्ध है, उनकी फाइल संख्या सूचित की जानी चाहिए।
यदि आवेदक जिस तारीख को आ रहा है उस दिन संबंधित लोक सूचना अधिकारी को किसी आवश्यक कार्य से कार्यालय से बाहर जाना हो तो वह दस्तावेजों को परीक्षण हेतु देने की जिम्मेदारी अपने अधिकारी को सौंप दे।
सहकर्मी या सहायक.
जैसा कि परिपत्र 1) द्वारा निर्देशित है, कार्यालय का टेलीफोन नं. साथ ही पीआईओ का ई-मेल पता भी आवेदक को सूचित किया जाना चाहिए।
सभी विभागाध्यक्ष/सहायक आयुक्त/पीआईओएस इन निर्देशों का सूक्ष्मता से पालन करें।
आरटीआई के तहत निरीक्षण के लिए दिशानिर्देश
- यदि आप अभिलेखों का वास्तविक निरीक्षण नहीं करना चाहते हैं, तो भी आरटीआई आवेदन में निम्नानुसार अनुरोध अवश्य करें:
“इस आवेदन के तहत जानकारी प्राप्त होने के बाद, मैं अभिलेखों का वास्तविक निरीक्षण करने और निरीक्षण के दौरान मेरे द्वारा पहचाने गए अभिलेखों की प्रमाणित फोटोकॉपी प्राप्त करने का इरादा रखता हूं। मुझे ऐसे निरीक्षण की अनुमति दी जा सकती है।”
इससे पीआईओ पर गलत जानकारी देने पर रोक लगेगी।
- यदि आप रिकॉर्ड की भाषा से बहुत परिचित नहीं हैं या कोई अन्य विकलांगता है, तो कृपया आरटीआई आवेदन में निम्नलिखित वाक्य भी जोड़ें:
“मुझे निरीक्षण के दौरान अपने किसी सहायक/अधिवक्ता/सी.ए. की सहायता लेने की भी अनुमति दी जा सकती है, क्योंकि मैं उस भाषा से पूरी तरह परिचित नहीं हूं जिसमें आपके रिकॉर्ड रखे जाते हैं। [सेंट्रल के दिनांक 15-10-08 के निर्णय का संदर्भ लें सूचना आयोग
अपील संख्या सीआईसी/डब्ल्यूबी/ए/2007/00692-एसएम में]”
- जब आपको पीआईओ, एफएए या सूचना आयुक्त से निरीक्षण की अनुमति मिल जाए, तो स्पीड पोस्ट द्वारा पीआईओ को उन अभिलेखों की सूची बताते हुए एक पत्र भेजें, जिनका आप निरीक्षण करना चाहते हैं। कृपया समय सहित तीन अस्थायी तिथियों का भी उल्लेख करें
यह आपके लिए सुविधाजनक होगा और पीआईओ का सटीक नाम, पता, ईमेल आईडी और फोन नंबर भी मांगेगा।
- नियत दिन पर, अपने सहायक के साथ (यदि अनुमति हो) और संबंधित निर्णय की प्रति, अपने फोटो आईडी प्रमाण की फोटोकॉपी [चुनाव कार्ड, पैन कार्ड, पासपोर्ट आदि], डिजिटल कैमरा, मोबाइल के साथ निश्चित समय से पहले कार्यालय में आएं। रिकॉर्डिंग सुविधा], खाली कागज, कार्बन पेपर, नोट पैड, खाली सीडी, 20-25 पेपर फ्लैप [कागजों की पहचान करने के लिए रजिस्टरों या फाइलों में डालने के लिए], पेन, पेंसिल, आरटीआई अधिनियम और नियमों की प्रति आदि।
- कृपया अपनी और अपने सहायक की मुलाकात को प्रवेश बिंदु या रिसेप्शन पर बनाए गए रजिस्टर में नोट करें क्योंकि अब ज्यादातर सरकारी दौरे होते हैं। कार्यालयों में ऐसे रजिस्टर हैं। यह तय तारीख और समय पर आपके आने का प्रमाण होगा.
- पीआईओ से संपर्क करें और निरीक्षण के लिए अनुरोध करें।
- निरीक्षण शुरू करने और निरीक्षण समाप्त करने तथा निरीक्षण शुल्क के भुगतान की तारीख और समय आदि नोट करने के लिए पीआईओ को निरीक्षण पर्ची तैयार करने के लिए कहें। कुछ कार्यालयों में इन विवरणों के लिए रजिस्टर हैं। यदि वह इस बात पर जोर देता है कि निरीक्षण शुरू करने से पहले निरीक्षण के लिए आवश्यक अस्थायी घंटों के अनुसार शुल्क का अग्रिम भुगतान किया जाए, तो रसीद के विरुद्ध राशि का भुगतान करें और फिर निरीक्षण शुरू करें।
- कृपया इस बात पर जोर दें कि निरीक्षण के दौरान पीआईओ या कार्यालय का कोई अन्य व्यक्ति आपके साथ मौजूद रहे।
- यदि कमरे में बैठने की व्यवस्था, रोशनी और हवा निरीक्षण के लिए अनुकूल नहीं है, तो पीआईओ को मौखिक और लिखित रूप से [यदि आवश्यक हो], समय और तारीख के साथ सूचित करें।
- निरीक्षण शुरू करें और कुछ भी
आपको लगता है कि रिकॉर्ड की प्रमाणित फोटोकॉपी प्राप्त करना उचित है, अपने डिजिटल कैमरे का उपयोग करें और एक पेपर फ्लैप लगाएं।
- रिकॉर्ड में से जो भी आवश्यक हो उसे अपने नोटपैड में पेज नंबर और रजिस्टर या फ़ाइल के नाम आदि के साथ नोट करते रहें।
- यदि सभी प्रयासों के बावजूद आप निरीक्षण करने की स्थिति में नहीं हैं, तो पीआईओ को सभी कारण लिखित में दें और उसी समय उसकी प्रति पर पावती प्राप्त कर लें। एफएए को व्यक्तिगत रूप से या फोन पर भी सूचित करें।
- यदि आपको कंप्यूटर से डेटा की आवश्यकता है, तो पीआईओ से कंप्यूटर डेटा तक पहुंचने के लिए कार्यालय कर्मचारियों की सहायता प्रदान करने के लिए कहें। विवरण नोट कर लें ताकि आवश्यक जानकारी एक सीडी में प्राप्त की जा सके। ऑफिस का कम्प्यूटर स्वयं न चलायें।
- जब भी आप पीआईओ से बात करें तो अपने मोबाइल में ऑडियो रिकॉर्डर चालू रखें और सुनिश्चित करें कि बातचीत रिकॉर्ड हो।
- निरीक्षण के अंत में या उसके दौरान पीआईओ से पूछें कि आपको उस रिकॉर्ड की प्रमाणित फोटोकॉपी चाहिए जहां फ्लैप रखे गए हैं और कार्यालय छोड़ने से पहले उसे इकट्ठा कर लें।
- एक बार जब आप निरीक्षण समाप्त कर लें, तो निरीक्षण पर्ची में प्रविष्टि करें या आपके सामने आने वाली समस्याओं, यदि कोई हो, को दर्ज करें या आप अगली तारीख पर निरीक्षण जारी रखना चाहते हैं। तारीख और समय डालें और निरीक्षण शुल्क की शेष राशि का भुगतान करें या रिफंड मांगें। केंद्र सरकार के लिए लागू आरटीआई नियमों के अनुसार भुगतान करें। या राज्य सरकार. जैसा भी मामला हो निरीक्षण के नियम।
- यदि कार्यालय छोड़ने से पहले प्रमाणित प्रतियां या सीडी प्रदान नहीं की जाती हैं, तो प्रमाणित प्रति के लिए पीआईओ को रिकॉर्ड की पृष्ठ संख्या आदि के साथ एक लिखित अनुरोध [पावती के खिलाफ] दें।
- मस्त रहो. एकत्र और विनम्र पूरे दौरे और निरीक्षण के दौरान. यदि सभी कर्मचारियों और पीआईओ ने निरीक्षण में आपका सहयोग किया है तो उन्हें धन्यवाद दें।
- सरकार पर कुछ भी न लिखें. अभिलेख।
- अगले सप्ताह आपको पीआईओ से आवश्यक कागजात की एक सूची, जो निरीक्षण के दौरान आपके द्वारा पहचानी गई है, एक अनुस्मारक के रूप में मेल करें। यदि आरटीआई आवेदन जमा करने के 30 दिनों के भीतर कागजात प्रदान किए जाते हैं तो शुल्क का भुगतान करें।
- यदि आपको निरीक्षण में गंभीर कठिनाइयों का सामना करना पड़ता है, तो एफएए या सूचना आयुक्त के पास विस्तृत लिखित शिकायत दर्ज करें [उसके नाम पर पीआईओ को प्रतिलिपि के साथ] और उचित निरीक्षण की सुविधा के लिए उचित आदेश के लिए अनुरोध करें।
- सीआईसी ने निम्नलिखित दो निर्णयों में निरीक्षण के दौरान वीडियोग्राफी और फोटोग्राफी की अनुमति दी है
